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本标准规定了为长期确保电子数据的完整性、可存取性、可用性、可读性和可靠性而将其存档的技术，以便保护数据的证据价值。
在本标准中，长期的含义是延续100年以上的时间（见GB/T 18444-2001《已加工安全照相胶片贮存》）。
本标准使用化学药液处理的黑白缩微品。之所以选择该方法，是因为其结果总是不可逆转的记录，而且作为长期保存的介质，缩微品的质量是经过验证的。
本标准还规定了由一个制作单位从同样数据并行记录COM和COLD输出的方法。
本标准适用于多种不同类型的电子数据，诸如文本数据和能够以黑白影像表达的二维图形数据。
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